Quando un'organizzazione accumula documentazione che richiede l'archiviazione a breve o lungo termine, è necessario organizzarla e pinzare le cartelle con copertina morbida o rigida. Ogni caso specifico può avere i propri requisiti per la progettazione dell'archivio e la sequenza di lavoro, poiché non esistono standard legislativi rigorosi in questo settore. Tuttavia, definisce i principi di base a cui di solito aderiscono gli impiegati esperti.
Necessario
- - matita a mina nera;
- - punteruolo clericale (o dispositivo UPD);
- - morsetto;
- - ago per cucire;
- - corda o filo di nylon;
- - forbici;
- - un foglio di carta bianca;
- - colla per cancelleria;
- - coperchio.
Istruzioni
Passo 1
Dopo aver esaminato il valore della documentazione, numerarla apponendo un numero di serie (in ordine cronologico) nell'angolo in alto a destra di ogni foglio con una matita nera. Inizia con la prima inversione; l'elenco dei titoli dei documenti contenuti e l'ultima pagina non necessitano di numerazione. Assicurati che i numeri non entrino nel testo.
Passo 2
Fai due paia di fori con uno speciale punteruolo clericale al centro del margine sinistro di ciascun documento. Per evitare che la risma di fogli si sfaldi, fissarla con un morsetto. Di norma, gli impiegati posizionano i fori in una linea verticale, lasciando almeno 3 cm tra ogni foro. Se il foglio ha un margine stretto, puoi incollare una striscia bianca sul bordo.
Passaggio 3
Utilizzare una macchina speciale per la documentazione lampeggiante (UPD). Ciò ridurrà notevolmente il tuo lavoro, poiché con questo dispositivo puoi perforare una pila di documenti di 10 cm di spessore alla volta. Leggi attentamente le istruzioni e lavora con attenzione: il trapano diventa molto caldo.
Passaggio 4
Inizia a cucire la cartella usando uno spago speciale o un filo di nylon resistente e un ago da cucito. Flash l'archivio due volte per un commit sicuro. Tirare le "code" sciolte del cordoncino (circa 5-6 cm) attraverso il foro centrale sul lato screpolato del "libro" e fare un nodo forte.
Passaggio 5
Taglia un cerchio (circa 4 cm di diametro) da una spessa carta bianca e incollaci il nodo. Usa la normale colla per cancelleria. Afferra l'adesivo con un sigillo, apponi la firma di certificazione e la data sotto di essa. Se la cartella è già stata allacciata senza una pagina di conferma, è consentito incollarla all'interno della copertina.
Passaggio 6
Infila la cartella allacciata in una copertina speciale o rilega i documenti con una macchina. Per un archivio a lungo termine, si consiglia di scegliere una copertina rigida, in altri casi sono adatti anche "vestiti" di cartone o carta patinata spessa. In ogni caso, dovrebbe essere un prodotto di stampa aziendale, progettato secondo lo stile aziendale.
