Varie cartelle e classificatori sono diventati a lungo una parte non solo dell'ufficio ma anche dell'ambiente domestico. In effetti, questo è un modo molto conveniente di archiviare e distribuire i documenti per tema. Ma quando ci sono troppe cartelle, c'è un problema della loro distribuzione nell'area di lavoro.
Necessario
- - cartelle;
- - vassoi carta;
- - adesivi;
- - scatole;
- - penna.
Istruzioni
Passo 1
Comprendere il contenuto delle cartelle. Dovrebbe essere organizzato secondo un principio generale per facilitare la ricerca di un documento specifico. Ad esempio, gli studenti dovrebbero designare una cartella per ogni materia. Una persona che lavora può fare la distribuzione per campo di attività, nonché allocare due o tre cartelle per documenti particolarmente importanti o urgenti. Dopo aver scelto un sistema di classificazione, disponi tutte le carte secondo il sistema e attacca adesivi sulle cartelle con una registrazione di ciò che è memorizzato in esse.
Passo 2
Scopri come organizzare al meglio le cartelle risultanti. Se sono grandi e stabili, puoi semplicemente disporli sullo scaffale per tema. Le cartelle sottili e flessibili vengono archiviate al meglio in orizzontale. Tuttavia, le pile di grandi dimensioni sono scomode da utilizzare, quindi impilarle nei vassoi della carta alla volta. Nel fare ciò, osserva anche la classificazione tematica per facilitare la ricerca delle informazioni.
Passaggio 3
Se hai bisogno di cartelle sottili da posizionare sullo scaffale, usa un divisore. Può essere sotto forma di una partizione che separa una parte dello scaffale dall'altra o sotto forma di un vassoio verticale aperto per i documenti. Pertanto, quando rimuovi una cartella dallo scaffale, il resto non inizierà a cadere e non ci sarà disordine.
Passaggio 4
Per un numero molto elevato di cartelle, come organizzare l'archiviazione in un archivio aziendale, utilizzare un sistema di archiviazione in rack. Pertanto, i documenti sono conservati nei depositi statali. Allo stesso tempo, le cartelle vengono archiviate in scatole speciali installate su rack. La particolarità di queste scatole è che non si aprono dall'alto, ma di lato, il che ti permette di ottenere la cartella che ti serve. Senza rimuovere l'intero contenitore pesante dal rack. Sulla stessa copertina laterale, ha senso attaccare un adesivo con le informazioni su quali documenti si trovano all'interno della sezione di archiviazione.
