Tenere i registri contabili è un compito piuttosto scrupoloso. Le cartelle con le fatture per alcuni tipi di contratti devono essere conservate nell'organizzazione per un massimo di dieci anni, quindi devono essere archiviate in modo che in qualsiasi momento sia possibile trovare il documento necessario.
Istruzioni
Passo 1
Gestire un giornale di registrazione fatture. Inserisci lì tutti i numeri dei documenti che intendi archiviare. È meglio farlo elettronicamente, in un programma speciale o in un normale foglio di calcolo Excel. Immettere il numero del documento (solitamente misto - numerico e numerico) e la sua data. Di tanto in tanto, trasferisci i dati su dischi in modo che in caso di guasto del computer, l'archivio rimanga intatto e al sicuro.
Passo 2
Creare più libri mastri fatture se nella società è presente più di una persona giuridica. Quando si redige un documento, assegnargli immediatamente il numero appropriato. Applicare convenzioni. Ad esempio, contrassegnare le fatture emesse per JSC "Zolotaya Antelope" come 123-ZA e per JSC "Padishah" come 123-P. Assicurati di indicare il numero del contratto o dell'accordo in base al quale è stata redatta questa fattura.
Passaggio 3
Prendi la fattura da archiviare. Perforare due fori con un perforatore. Incolla il documento in una cartella. Usa raccoglitori pesanti per evitare di arricciare i tuoi titoli. Non riempirli troppo stretti.
Passaggio 4
Il secondo metodo di archiviazione è nelle cartelle di file. Prendi la copertina trasparente e inserisci la fattura. Collocare il file in un raccoglitore e fissarlo con supporti speciali.
Passaggio 5
Etichetta ogni cartella. Annotare quali fatture della persona giuridica sono archiviate lì. Annotare il periodo per il quale sono stati raccolti i documenti.
Passaggio 6
Si prega di inviare le fatture più vecchie di tre anni al magazzino. Piega le cartelle in scatole di cartone facilmente traspiranti. Indicare sui muri il numero di raccoglitori all'interno ea quale persona giuridica appartengono. Nel programma in cui registri i documenti, contrassegna quali di essi sono stati inviati al magazzino. In caso di necessità sarà sempre possibile ritirare l'archivio e reperire le carte necessarie.
