Un fonogramma indica un nome generalizzato per documenti trasmessi oralmente per telefono. Viene utilizzato per trasmettere informazioni di servizio, di norma, in casi di emergenza quando il destinatario deve essere informato urgentemente di qualcosa, inviare un messaggio, inviare un invito.
Necessario
cancelleria, numeri di telefono del destinatario, diario della posta in uscita, comunicazione telefonica
Istruzioni
Passo 1
Preparare il testo del messaggio telefonico. Descrivi brevemente l'essenza del messaggio, la lunghezza consigliata del testo non è superiore a 50 parole. Se il messaggio telefonico contiene l'indicazione di un evento che dovrebbe svolgersi in futuro: un incontro, un incontro, la stesura di un atto, ecc., assicurati di indicare il luogo e l'ora specifici dell'evento.
Il testo dovrebbe essere redatto in modo da escludere la possibilità di doppia interpretazione.
Passo 2
Redigere un messaggio telefonico su carta secondo le regole per redigere una lettera dalla testa. Pertanto, al documento con il testo devono essere assegnati i requisiti: numero univoco e data di compilazione. Il messaggio telefonico è firmato dalla persona per conto della quale sarà trasmesso.
Passaggio 3
Determinare il destinatario del messaggio telefonico. Se ci sono più destinatari, crea un elenco di destinatari oltre al testo del messaggio. Tale elenco è redatto su un foglio separato, contiene i nomi delle organizzazioni a cui deve essere inviato il messaggio telefonico e i corrispondenti numeri di telefono.
Passaggio 4
Registrare il messaggio telefonico nel registro della corrispondenza in uscita. Se un messaggio telefonico è un evento raro nel tuo flusso di lavoro, usa un diario generale per registrarti. Nel caso in cui si ricorra regolarmente a questo metodo di trasferimento delle informazioni, avviare un diario separato per i messaggi telefonici, quindi sarà più conveniente navigare.
Passaggio 5
Chiama il destinatario e chiedi di ricevere un messaggio telefonico. Individuare e registrare la posizione, cognome, nome, patronimico della persona che riceve il messaggio telefonico.
Passaggio 6
Dì all'abbonato:
- carica, cognome, nome, patronimico della persona per conto della quale viene inviato il messaggio telefonico;
- la tua posizione, cognome, nome, patronimico e numero di telefono.
Dettare il testo del messaggio telefonico. Dopo aver trasmesso il testo, chiedere all'abbonato di rileggere il messaggio telefonico per verificare la correttezza della sua registrazione.
Passaggio 7
Scopri dall'abbonato il numero di registrazione in arrivo del messaggio telefonico, annotalo.
