L'inventario dei documenti è un libro di riferimento che rivela la composizione e il contenuto dei documenti, li sistematizza e li tiene in considerazione all'interno dell'intero set di documenti. La compilazione degli inventari è una fase importante nell'elaborazione e nell'ordinamento dei documenti, il cui scopo non è solo la sicurezza dei documenti, ma anche la loro chiara esecuzione.
Istruzioni
Passo 1
Eseguire la registrazione dell'elenco dei documenti sulla carta intestata dell'organizzazione (se presente). Questo non è richiesto, ma un requisito auspicabile per tali documenti. In ogni caso deve essere indicato il nome dell'organizzazione.
Passo 2
Annotare il titolo, che dovrebbe contenere informazioni che determinano la proprietà dei documenti inclusi nell'inventario. Ad esempio, "Inventario dei documenti nel procedimento penale", "Inventario dei documenti disponibili nel file di attestazione", "Inventario dei documenti per un visto per la Danimarca", ecc. Se l'organizzazione compila regolarmente inventari, annotare il numero di serie dell'inventario.
Passaggio 3
Creare una tabella composta dalle seguenti sezioni: "N. di p/p", "Nome documento", "Numero di fogli nel documento". Si prega di compilare tutti i campi elencati. Aggiungi colonne di ricerca alla tabella secondo necessità. Ad esempio, Pagine da _ a _, Numeri di pagina, Valore, Nota e così via.
Passaggio 4
Sotto il tavolo, scrivi quanti fogli, documenti o copie includi nell'inventario. Scrivi in numeri e parole: 3 (tre), 25 (venticinque).
Passaggio 5
Completare la compilazione dell'inventario con le firme dei capi dell'organizzazione, in un modo o nell'altro responsabili dell'esecuzione di questo inventario (ispettore del dipartimento del personale, capo della produzione, ecc.). Annotare il nome completo della posizione del manager e una trascrizione del suo cognome, nome e patronimico. Se necessario, includi il tuo nome completo nel documento. e la firma della persona che ha consegnato e accettato i documenti.
Passaggio 6
Indicare anche la data del documento. Può essere posizionato sia alla fine che all'inizio dell'inventario, sia a sinistra che a destra del documento. Il sigillo dell'organizzazione non è messo sull'inventario.
Passaggio 7
L'elenco dei documenti è redatto in due copie: una rimane nell'organizzazione, l'altra è presentata nel luogo della richiesta.
