I documenti scaduti conservati nell'archivio sono soggetti a distruzione, che viene eseguita in più fasi. Innanzitutto, vengono selezionati i documenti, viene creata una commissione, viene redatto un atto e avviene la distruzione diretta sui trituratori.
Necessario
- - atto di distruzione;
- - atto di distruzione;
- - trituratore (macchina per distruggere la carta).
Istruzioni
Passo 1
Tutti i documenti d'archivio sono soggetti a revisione annuale al fine di selezionarli per la distruzione. Ciò consente di liberare spazio in modo tempestivo per i nuovi documenti ricevuti dalle imprese per l'archiviazione.
Passo 2
Seleziona i documenti per la distruzione. La maggior parte dei documenti d'archivio è stata conservata per 75 anni. La selezione dei documenti è effettuata dal personale dell'archivio.
Passaggio 3
Dopo aver effettuato la selezione dei documenti, redigere un atto di distruzione. Un atto è un inventario completo di documenti da distruggere. È necessario indicare il numero di serie di ogni documento, una descrizione. Davanti a ciascun documento indicare il numero dell'articolo o del documento normativo in base al quale viene effettuata la cancellazione. Lasciati guidare dall'elenco dei documenti tipici.
Passaggio 4
Tieni presente che l'elenco potrebbe non contenere il nome di tutti i documenti da cancellare, quindi l'archivista deve decidere autonomamente a quale articolo o disposizione standard appartiene un determinato documento.
Passaggio 5
L'atto di distruzione deve essere redatto in conformità all'allegato n. 4 "Sulle regole di base per il funzionamento degli archivi" per il 2002. Il documento compilato deve essere firmato da tutti i membri della commissione creata e da un rappresentante autorizzato dell'amministrazione dell'archivio.
Passaggio 6
Allegare un altro atto all'atto eseguito, in cui indicare il numero totale di documenti da distruggere, nonché il loro peso totale. Non dimenticare che il primo atto senza il secondo è considerato nullo. E se una tale violazione viene rilevata durante il controllo, può essere imposta una sanzione amministrativa al rappresentante responsabile del tuo archivio.
Passaggio 7
Puoi affidare la distruzione diretta a un'organizzazione specializzata che fornisce servizi di massa di questo tipo e dispone di trituratori industriali, oppure puoi eseguire tu stesso la distruzione se la tua organizzazione dispone di un proprio trituratore.
