Nonostante la crescente diffusione della gestione elettronica dei documenti, la comunicazione tra imprese via e-mail, la corrispondenza commerciale non ha perso la sua rilevanza. Oltre l'80% delle lettere commerciali viene stampato su carta e inviato per posta o tramite spedizione interdipartimentale. Come scrivere correttamente una lettera in modo che raggiunga il suo obiettivo e non venga inviata dal destinatario nel cestino?
Istruzioni
Passo 1
Quando inizi a scrivere una lettera commerciale, prendi una carta intestata commerciale. Di norma, il suo formato è definito nelle istruzioni per il lavoro d'ufficio, stampate su carta A4. Se la stampa verrà eseguita su una carta intestata già pronta, provvedere a una rientranza sufficiente nella parte superiore (per accogliere i dettagli dell'azienda). Lascia il margine a sinistra - 30 mm, a destra e in basso - 20 mm (più piccolo, ma non inferiore a 15 mm).
Passo 2
Quando si sceglie un modulo, decidere la posizione dei dettagli (angolari o longitudinali). Se la tua lettera è relativa ad attività produttive e finanziarie, porta informazioni, un'offerta di cooperazione, è indirizzata a un privato - è meglio usare la disposizione angolare dei dettagli (nell'angolo in alto a sinistra del foglio).
I dettagli del destinatario sono stampati nella parte in alto a sinistra della lettera. Per una persona giuridica, questo è il nome dell'organizzazione (nel caso nominativo), la posizione della persona a cui è destinata la lettera (nel caso dativo). Ad esempio, JSC "PavlovskGranit", il capo del reparto vendite Ivanov I. I.
Se la lettera è inviata al capo, il nome dell'impresa può essere omesso, perché è incluso nel titolo della posizione (ad esempio, "Direttore di JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
Passaggio 3
Lettera di congratulazioni, lettera di invito avrà un aspetto migliore su una carta intestata con una disposizione longitudinale dei dettagli. Nell'intestazione di tale lettera, il numero minimo di dettagli è lo stemma o l'emblema, il nome dell'impresa, il nome abbreviato (solo se è sancito nello statuto o altro documento governativo), data e numero. L'indirizzo, i numeri di telefono, l'indirizzo e-mail dell'organizzazione si trovano nel piè di pagina. Si consiglia di posizionare il contenuto di tale lettera su un foglio.
Passaggio 4
Ora inizia a scrivere la lettera stessa. Non è necessario stampare il nome del documento (Lettera). Scegli un carattere a tua scelta, se non è specificato nelle istruzioni per il lavoro d'ufficio. Il carattere più comunemente usato è il Times New Roman, dimensione 12-14.
Passaggio 5
Se è destinato a una persona specifica, contattalo direttamente ("Caro Nikolai Ivanovich!") E solo a "te". In caso contrario, vai direttamente al testo. Nel caso in cui la lettera sia corta, cambia l'interlinea in 1, 5.
Il contenuto deve essere chiaro, esprimendo chiaramente ciò che si desidera dal destinatario.
Passaggio 6
Alla fine, indica la posizione del capo che ha firmato la lettera, nome completo (metti le iniziali davanti al cognome, ad esempio V. I. Petrov). Di seguito sono riportate le tue coordinate come esecutore: cognome, nome, patronimico, numero di telefono.
