I segretari esperti sanno che la corrispondenza commerciale consiste in due terzi delle richieste e delle risposte. Lo scopo principale di un'interrogazione scritta è ottenere qualsiasi informazione dal destinatario. L'autore della lettera si aspetta di ricevere la risposta più completa possibile, che gli sarà fornita entro il termine prescritto dalla legge o indicato nella richiesta. Non ci sono regole rigide per l'elaborazione delle domande scritte. Tuttavia, ci sono diversi requisiti generali per la corrispondenza commerciale che dovrebbero essere seguiti durante la loro preparazione.
Necessario
- - Modulo aziendale;
- - carta A4;
- - penna;
- - informatico;
- - Stampante.
Istruzioni
Passo 1
Stampa una lettera di domanda su carta intestata dell'organizzazione se ti stai candidando per conto di una squadra e per un motivo ufficiale a un'altra organizzazione o a un individuo. Il cittadino che invia una richiesta a qualsiasi ente deve scriverla in modo leggibile o stamparla su un foglio A4.
Passo 2
Indicare nell'angolo in alto a destra della lettera le informazioni sul destinatario: nome completo della sua posizione, cognome e iniziali, indirizzo postale dell'organizzazione (se necessario). Le informazioni sull'azienda mittente si trovano sul lato sinistro del modulo. In un apposito rigo il cancelliere deve appuntare il numero e la data del documento in uscita. Se fai domanda per tuo conto, elenca di seguito i tuoi dati: cognome, nome, patronimico (senza abbreviazione), indirizzo di casa, numero di telefono di contatto. Ad esempio: "Al direttore di LLC" Early Morning "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, residente all'indirizzo: Nsk, via Pervaya, 15, apt. 15, telefono 00-00-00".
Passaggio 3
Scrivi un'intestazione per la tua email. Dovrebbe riflettere brevemente l'essenza dell'appello scritto, ad esempio: "Sulla dimensione minima del lotto di semi di margherita e sul prezzo all'ingrosso per loro". Sulla carta intestata, posiziona questo oggetto di scena a sinistra. Quando si parla a nome di una persona, è sufficiente indicare il formato della lettera digitando a metà riga la frase "lettera di domanda", "richiesta scritta" o "lettera di richiesta".
Passaggio 4
Vai all'estratto conto della richiesta stessa. Questo sarà il corpo principale della tua lettera. Nelle prime 1-2 frasi, spiega il motivo e lo scopo per cui desideri ricevere questa o quell'informazione. Ad esempio: "A maggio, i membri della partnership del giardino" Sad "hanno in programma di effettuare un acquisto all'ingrosso di semi di margherita. Dopo aver esaminato la brochure pubblicitaria della tua azienda, abbiamo deciso di utilizzare i servizi offerti. A tal proposito, si prega di inviare le seguenti informazioni all'indirizzo sotto indicato."
Passaggio 5
Formula ogni domanda. Cerca di essere preciso e conciso. Non fare frasi troppo lunghe, comprese 2-3 domande alla volta. Assicurati di mettere un punto interrogativo alla fine: questo evidenzierà visivamente l'argomento principale. Se ci sono più domande, compilale con un elenco numerato. Ad esempio: “1. Qual è la dimensione minima del lotto di semi? 2. Quanto costa 1 sacchetto di semi all'ingrosso e al dettaglio? 3. Quanto tempo impiegherà la consegna del lotto acquistato? 4. Quali documenti devono essere presentati per concludere un contratto di fornitura tra la tua azienda e una società di giardinaggio?"
Passaggio 6
Termina la lettera con una nota di ringraziamento. Puoi anche indicare con tatto il periodo di tempo desiderato per ricevere una risposta, ad esempio: "Grazie in anticipo per la risposta. Speriamo di ricevere il listino prezzi entro una settimana." Nell'ultima riga, firma (a nome dell'organizzazione, il capo è firmato) e la data.
