Quando è necessario inviare documenti ufficiali al destinatario: una dichiarazione, un reclamo, una copia di una dichiarazione di reclamo e altri, la corrispondenza non è solo importante, ma legalmente significativa. Affinché la consegna avvenga dal punto di vista della legge, è necessario seguire una determinata procedura.
Istruzioni
Passo 1
Preparare il documento da inviare al destinatario in duplice copia. Uno di loro deve stare con te.
Passo 2
Se possibile, consegna il documento di persona. Consegnare direttamente al destinatario o al suo rappresentante autorizzato. I poteri di un rappresentante possono essere certificati da una procura o derivanti dalla legge. È più sicuro consegnare contro ricevuta la corrispondenza indirizzata a un privato. Se trasferisci documenti a una persona giuridica, fallo tramite la segreteria o l'ufficio. Quando il destinatario è un funzionario, puoi utilizzare una di queste opzioni.
Passaggio 3
In caso di consegna personale, assicurati che la tua copia contenga una ricevuta della persona che ha ricevuto la corrispondenza. La persona a cui stai consegnando il documento deve scrivere la parola "ricevuto", il suo cognome e le sue iniziali, nonché la data corrente e, naturalmente, lasciare una firma. Se è un dipendente dell'organizzazione, dovrebbe essere fornita anche un'indicazione della sua posizione.
Passaggio 4
Quando necessario, inoltra la corrispondenza al destinatario tramite un corriere o un intermediario, non dimenticando di istruirlo su chi e come consegnarla.
Passaggio 5
Se non sei in grado di consegnare la corrispondenza di persona o il destinatario si rifiuta di accettarla, utilizza i servizi di posta. Deve essere inviato per posta raccomandata con una notifica e un elenco di allegati. In alcuni casi, questa è l'unica opzione in cui il tribunale o altro organismo autorizzato riconosce la validità del servizio. A conferma del fatto che il destinatario ha ricevuto la lettera, ti verrà restituito un documento: una notifica per posta. L'inventario dell'allegato è necessario per avere la prova dell'invio per posta non di una lettera vuota o di un documento estraneo, ovvero quello che deve essere notificato.
Passaggio 6
Dopo che la notifica ti è stata restituita, allegala e l'elenco degli allegati alla copia rimanente del documento. Conservare fino a quando non è più necessario.
