L'attività di qualsiasi organizzazione implica il lavoro con i documenti. Alcuni di essi perdono la loro rilevanza nel tempo e non vengono utilizzati nel lavoro. Per sbarazzarsi di documenti non necessari, di solito vengono distrutti. La distruzione dei documenti deve essere effettuata in stretta conformità con le regole stabilite nel lavoro d'ufficio.
Necessario
- - atto di distruzione;
- - mezzi tecnici per la distruzione dei documenti.
Istruzioni
Passo 1
Scopri la procedura per la distruzione dei documenti. Si applica sia ai documenti cartacei che a quelli realizzati in formato elettronico. Di solito, i documenti che hanno perso il loro valore pratico e hanno un periodo di conservazione scaduto vengono distrutti. Ciò vale principalmente per il personale e i documenti contabili.
Passo 2
Condurre un esame del valore dei documenti. Il risultato di esso dovrebbe essere un atto sull'assegnazione e la preparazione per la distruzione di quei documenti che non sono più soggetti a conservazione. Il periodo di conservazione dei documenti è determinato dalla nomenclatura corrente dei file dell'organizzazione. In alcuni casi, i termini sono specificati in base a leggi federali, decreti governativi, elenchi di documenti dipartimentali o standard.
Passaggio 3
Redigere un atto per la distruzione dei documenti, indicando il nome dell'unità strutturale davanti a ciascun gruppo di intestazioni. Iscrivere casi simili nell'atto sotto un'intestazione generale, indicando il numero totale di casi. L'atto deve essere firmato da un dipendente dell'organizzazione che ha partecipato all'esame del valore dei documenti. Successivamente, l'atto è approvato dal capo.
Passaggio 4
Seleziona i casi per la distruzione utilizzando una visualizzazione di pagina. Ciò ti consentirà di non perdere il documento necessario che è entrato accidentalmente nel file. Se dei materiali sono rimasti nella posizione di archiviazione per molto tempo, è possibile scorrerli in modo selettivo per determinare la rilevanza dei documenti.
Passaggio 5
Scegli il metodo di distruzione dei documenti inclusi nell'atto. Possono essere bruciati o utilizzati per questo scopo un distruggidocumenti. A volte i materiali da distruggere vengono trasferiti per lo smaltimento ad un'impresa specializzata, redigendo la procedura con un certificato di accettazione e una fattura corrispondente. Quest'ultimo metodo viene spesso utilizzato quando il volume della documentazione è significativo. Per garantire la riservatezza, il trasferimento dei casi e la loro distruzione vengono solitamente effettuati sotto la supervisione di un dipendente dell'organizzazione.
