Alcune aree di attività richiedono la sistematizzazione di merci, prodotti e documenti. Il file della carta può essere utilizzato non solo in produzione. Ad esempio, sarà utile a una persona che colleziona francobolli o monete o a un fiorista. In generale, ovunque sia necessario trovare rapidamente quello giusto tra una vasta gamma di alcuni oggetti.
Istruzioni
Passo 1
Le informazioni contenute nel file devono essere facilmente accessibili, indipendentemente dalle dimensioni dell'archiviazione dei dati. Pertanto, suddividere l'intero volume in blocchi, ad esempio in ordine alfabetico o per data. Questo ti aiuterà a trovare le informazioni di cui hai bisogno (carta) in breve tempo.
Passo 2
Tutte le voci nel file devono essere ordinate. Ad esempio, se i nomi sono scritti a mano, dovrebbero essere comprensibili, senza macchie, perché questo renderà difficile trovare le informazioni di cui hai bisogno.
Passaggio 3
Il file deve essere conservato in un luogo designato, ad esempio in un rack. Le scatole devono corrispondere alle dimensioni delle carte. Assicurati di fare un inventario dei contenuti, in modo da non dover continuamente sfogliare dati non necessari. Quando i dati vengono riforniti, inserire le informazioni nell'inventario.
Passaggio 4
I segni di ricerca contenuti negli elementi dell'indice delle carte (schede, fascicoli, ecc.) devono essere rigorosamente sistematizzati. Ad esempio, se si tratta di un indice di carte per fiori, i segni di ricerca ("chiavi") in tutti gli elementi devono essere visualizzati allo stesso modo. Per fare ciò, crea uno "scheletro" dell'elemento di ricerca.
Passaggio 5
Supponiamo che tu voglia redigere un indice a schede dei tuoi fiori. Hanno tutti caratteristiche diverse, ma sono costituiti da una serie di elementi identici: infiorescenza, fusto, foglia, radice, ecc. Di conseguenza, tutti questi elementi devono essere contenuti nello "scheletro". Ad esempio, il nome è "Girasole", la forma dell'infiorescenza è "Rotondo", il colore è "Giallo", ecc.
Passaggio 6
Qualsiasi raccolta di dati dovrebbe essere accompagnata da un "Elenco dei criteri di ricerca". In un archivio composto da normali schede può essere un documento di testo; per un modulo di archivio virtuale - un elenco a discesa da cui l'utente selezionerà il segno di cui ha bisogno. Se tieni uno schedario elettronico, assicurati di creare una versione su un disco rimovibile, perché il disco rigido può bruciarsi in qualsiasi momento.
