Un fax contrassegnato urgentemente - consegnalo più velocemente al capo, le e-mail che riempivano la scatola devono essere smontate, una pila di lettere e un paio di pacchi portati dal postino devono essere "sparsi" urgentemente nei reparti e ha scritto una domanda di vacanza. Qui hai sia annunci pubblicitari che importanti documenti contabili. Il lavoro di una segretaria è difficile! Vale la pena perdere un "pezzo di carta", poiché si scopre che il destino dell'organizzazione e della tua carriera dipende da questo. Per poter sempre trovare questo o quel documento, devi essere in grado di registrare correttamente la corrispondenza.
Necessario
- Registro della corrispondenza in entrata,
- registro della posta in uscita,
- quaderni con un volume di 96 fogli,
- forme di organizzazione,
- cartelle.
Istruzioni
Passo 1
È necessario registrare tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, inoltre, il giorno del ricevimento o della spedizione. La corrispondenza di tutti i tipi è soggetta a registrazione: invii postali, e-mail, fax, consegnati personalmente alle mani del messaggio. Le e-mail importanti (in entrata e in uscita) devono essere stampate e registrate allo stesso modo degli altri tipi di corrispondenza. Inoltre, è necessario registrare la corrispondenza interna: promemoria, promemoria di servizio, note esplicative, dichiarazioni, reclami.
Passo 2
Per registrare la corrispondenza, conservare speciali registri di registrazione. A seconda del volume di corrispondenza di un particolare tipo, è possibile creare diari generali di corrispondenza in entrata e in uscita o suddividerli ulteriormente per tipo. Ad esempio, crea un diario per registrare le email in entrata e in uscita. Indipendentemente dal volume della corrispondenza, è conveniente creare un diario separato per la registrazione dei fax in entrata e in uscita.
Passaggio 3
Se non hai un giornale speciale di registrazione della corrispondenza, stampato in tipografia, prendi un normale taccuino e stendilo. Nel registro delle lettere in arrivo, indicare il numero del messaggio, la data di ricezione, nonché il tipo di corrispondenza, se si dispone di un registro comune per tutti i tipi di messaggi, dall'elettronica al fax. In una colonna separata, descrivi brevemente il contenuto della lettera. Nella colonna successiva, scrivi la risoluzione del capo e il nome della persona a cui è stata consegnata la lettera per l'esecuzione. In pratica, se la questione è controllata da una persona specifica, molte lettere non arrivano al gestore, ma vengono immediatamente trasmesse all'esecutore, quindi non dovresti rendere grande questa colonna. Si consiglia di lasciare un posto per una firma sotto il cognome dell'esecutore o accanto ad esso, indicando che ha ricevuto il documento. Se il capo ha incaricato il segretario di controllare "l'esecuzione" del documento, in una colonna separata viene inserita una nota sul controllo con inchiostro rosso (la lettera "K" o la parola "controllo"). Dopo aver completato l'esecuzione dell'ordine relativo a questo documento, apporre un segno sull'esecuzione, nonché il trasferimento della lettera "al caso" (indicare il numero del caso e la data della sua formazione).
Passaggio 4
Il registro della corrispondenza è necessario anche per tutti i messaggi in uscita. Nel registro delle lettere in uscita ci sono meno colonne rispetto al registro della corrispondenza in entrata. Oltre che nel registro delle lettere in entrata, inserire nel registro delle lettere in uscita una colonna con il numero di serie della lettera, una colonna con la data, solo dell'invio, con il tipo di corrispondenza inviata (se necessario), con una sintesi del messaggio, il cognome dell'originatore del documento (lettera), nonché la colonna con il numero di pratica, in cui è stata archiviata una copia del messaggio.
Passaggio 5
In modo speciale, dovresti registrare la corrispondenza che invii per posta. La registrazione delle lettere inviate per posta viene effettuata su carta intestata dell'organizzazione. È meglio inviare non più di 7-10 lettere alla volta. A mano o su computer, sul modulo, scrivere la data di invio, di seguito, per ogni lettera inviata per posta, indicare il numero di serie del record, il nome dell'organizzazione, la sua posizione (è possibile specificare solo la città o regione). Lascia un po' di spazio a destra. Qui, dopo aver ricevuto un assegno per posta, è necessario inserire i numeri di spedizione da esso (di solito 6-8 cifre). Sotto il nome dell'organizzazione per ogni spedizione, scrivi i numeri e le date dei documenti da inviare, o altri dettagli che consentano di identificarli. All'ufficio postale, questo elenco è certificato dal timbro postale. Puoi archiviarlo in una cartella separata o nella cartella in cui sono archiviati i messaggi in uscita.
Passaggio 6
È necessario un giornale separato per registrare ogni tipo di corrispondenza interna. In ogni giornale indicare il numero dell'atto, la sua data, il cognome dell'ordinante, un riassunto, la delibera del capo, il cognome dell'esecutore, il segno di controllo, nonché il numero della causa.
